Elinizde üç ajans teklifi var. Biri diğerinin yarı fiyatı, biri on sayfa sunum, biri tek sayfalık bir liste. Hangisinin daha uygun olduğunu anlamaya çalışırken aslında aynı işe fiyat verip vermediklerinden de emin değilsiniz.
Bu durum çoğu zaman tekliflerden önce başlayan bir belirsizlikten kaynaklanır. İşletme ne istediğini net tarif etmediğinde her ajans kendi anladığı işe fiyat verir. Sonra karşılaştırma yalnızca toplam tutar üzerinden yapılır ve kapsam farkları gizli kalır.
Bu rehber iki soruya cevap veriyor. Dijital tarafta önce hangi işe başlamalısınız? Ve gelen teklifleri hangi ölçütlerle yan yana koymalısınız?
Önce hangi işe başlamalısınız?
"Bize bir CRM lazım", "reklam verelim", "site yenileyelim" gibi cümleler bir çözümü tarif eder, sorunu değil. Önce sorunu yazın. Talepler nerede kayboluyor? Müşteriler sizi bulamıyor mu, buluyor ama ikna olmuyor mu? Yoksa gelen talepler takip edilemiyor mu?
Öncelik belirlemek için şu adımları izleyin:
- Müşterinin sizi ilk duymasından satışa kadar geçen adımları yazın.
- Her adımda nerede kayıp olduğunu ve bunu nereden bildiğinizi not edin.
- İhtiyaçları etkisine ve uygulama zorluğuna göre sıralayın.
- Birbirine bağlı işleri belirleyin; ölçüm kurulmadan reklam başlatmak gibi.
- Yüksek etkili ve yönetilebilir bir ilk işi seçin.
- Bu işi küçük bir kapsamda başlatın, gerçek kullanımda gözlemleyin.
- Belirli bir tarihte sonucu değerlendirip bir sonraki adıma geçin.
Çoğu küçük ve orta ölçekli işletme için mantıklı sıra benzerdir. Önce işletmenin temel bilgileri doğru olmalıdır: Google İşletme Profili, telefon, adres, çalışma saatleri. Ardından ziyaretçiyi ikna eden ve talep toplayan bir web sitesi ya da landing page gelir. Sonra ölçüm kurulur. Reklam ancak bunlardan sonra verimli çalışır. Taban sağlam değilse reklam bütçesi boşa akar.
Bazen sorun yeni bir yazılımla değil, mevcut aracın doğru kullanımıyla ve net sorumluluklarla çözülür. Bunu fark etmek, gereksiz bir projeye para harcamaktan daha değerlidir.
Teklif istemeden önce ne hazırlamalısınız?
Karşılaştırılabilir teklif almanın yolu, her ajansa aynı bilgiyi vermektir. Kısa bir brief yazın: işletmenizi, sitenin veya kampanyanın görevini, hedef müşterinizi, istediğiniz sayfaları ve elinizdeki içerikleri anlatın. Bütçe aralığınızı ve takviminizi de ekleyin.
Brief'in nasıl hazırlanacağını web sitesi brief rehberinde adım adım anlattık. Aynı brief'i alan ajansların teklifleri arasındaki fark, artık yaklaşım ve kapsam farkıdır.
Teklifleri hangi ölçütlerle karşılaştırmalısınız?
Teklifleri yan yana koyarken toplam tutardan önce aşağıdaki başlıklara bakın. Her başlık için her teklifte ne yazdığını not edin; yazmıyorsa sorun.
Kapsam ve teslimler
Kaç sayfa, hangi dillerde, hangi özelliklerle yapılacak? Tasarım, yazılım, metin, fotoğraf, reklam yönetimi ve eğitim hangisinde dahil, hangisinde ayrı? Teslimin ne zaman "tamamlandı" sayılacağı, yani kabul ölçütleri yazılı mı? Belirsiz bir kapsam, proje ortasında ek fatura olarak geri döner.
Alan adı, hosting ve hesap sahipliği
Bu başlık en çok gözden kaçan ve en pahalıya patlayan konudur. Alan adı işletmeniz adına kayıtlı olmalıdır. Hosting hesabına, Google İşletme Profili'ne, Google Ads, Meta reklam hesabı ve GA4 mülküne işletme sahip olmalı, ajans kullanıcı olarak eklenmelidir. Logo, tasarım kaynak dosyaları ve site yedekleri de teslim edilmelidir. Ajansla yollarınız ayrıldığında bu hesapları geri almak için uğraşmak zorunda kalmamalısınız.
Revizyon hakkı
Kaç tur revizyon dahil? Revizyon nedir, yeni iş nedir? Örneğin onaylanmış bir tasarımın renk düzeltmesi revizyondur; sonradan eklenen yeni bir sayfa ise ek kapsamdır. "Sınırsız revizyon" ifadesi kulağa güzel gelir ama genelde sınırı belirsiz bir anlaşmazlık demektir.
İçerik sorumluluğu
Metinleri kim yazacak, fotoğrafları kim sağlayacak? İçerik sizden bekleniyorsa teslim tarihi de sizin içeriği ne zaman verdiğinize bağlıdır. Pek çok proje, tasarım değil içerik beklediği için uzar. Teklifte bu sorumluluk açıkça yazmalıdır.
Bakım ve destek
Yayından sonra ne olacak? Güncellemeler, yedekleme, güvenlik kontrolü ve küçük değişiklikler kimde? Bir sorun bildirdiğinizde ne kadar sürede dönüş yapılacak? İlk yıldan sonraki yıllık bedeller nedir? Tek seferlik proje bedeli ile aylık destek bedeli ayrı yazılmalıdır.
Üçüncü taraf maliyetleri
Bazı kalemler ajansa değil başka firmalara ödenir. Teklifin bunları içerip içermediğini sorun:
- Alan adı ve hosting yenileme ücretleri.
- Ücretli tema, eklenti veya yazılım lisansları.
- Ödeme altyapısı ve pazaryeri komisyonları.
- Stok fotoğraf, font ve çeviri giderleri.
- Reklam bütçesi; bu, ajansın yönetim ücretinden ayrıdır.
- E-posta, CRM veya rezervasyon gibi aylık abonelikler.
Ödeme planı, süre ve devir
Ödemenin hangi aşamalara bağlı olduğunu kontrol edin. Ön ödeme, tasarım onayı ve yayın gibi teslimlere bağlı bir plan iki taraf için de daha adildir. Takvimin hangi koşullarda kayacağını da sorun; içeriğin geç gelmesi veya onayların gecikmesi gibi.
Son olarak ayrılık senaryosunu konuşun. Sözleşme bittiğinde hangi dosyalar, hangi formatta ve ne kadar sürede teslim edilecek? Bu soruyu proje başında sormak kimseyi kırmaz. Aksine, işini düzenli yapan bir ajans bu sorunun cevabını zaten hazır tutar.
Teklifleri okuduktan sonra ajanslarla kısa bir görüşme yapın. Projeyi kimin yürüteceğini, sorularınıza kimin cevap vereceğini ve ajansın yaptığı birkaç canlı siteyi görmek isteyin. Sunumdaki ekran görüntüsü yerine siteyi telefonunuzda açıp formunu denemek daha çok şey anlatır.
Turgutlu'dan bir örnek senaryo
Turgutlu'da yeni bir şube açmaya hazırlanan bir kafe düşünün. Sahibi üç ajanstan teklif alıyor. Birincisi site, sosyal medya ve reklamı tek pakette sunuyor. İkincisi yalnızca site yapıyor ama hesapların işletme adına açılacağını ve kaynak dosyaların teslim edileceğini yazıyor. Üçüncüsü düşük fiyat veriyor ama alan adını kendi hesabına kaydediyor ve bakım bedelini belirtmiyor.
Kafe sahibi önce sorununu yazıyor: insanlar kafeyi haritada bulamıyor ve menüyü göremiyor. Bu durumda ilk iş Google İşletme Profili'ni düzeltmek, menüsü ve fotoğrafları olan sade bir site kurmaktır. Reklam sonraki aşamaya kalıyor. Bu öncelikle bakıldığında en pahalı paket gereğinden geniş, en ucuz teklif ise riskli kalıyor. Yerel tarafı nasıl kuracağınızı Turgutlu yerel SEO rehberinde anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Teklifleri yalnızca toplam tutara göre karşılaştırmak.
- Her ajansa farklı bilgi verip sonra teklifleri kıyaslamak.
- Alan adını ve reklam hesaplarını ajans adına açtırmak.
- Sıralama, satış veya takipçi garantisi veren teklife güvenmek.
- Bakım ve yıllık yenileme bedellerini sormamak.
- İçerik sorumluluğunu belirsiz bırakmak.
- Yalnızca sunuma bakıp ajansın yaptığı canlı siteleri incelememek.
Kontrol listesi
- Sorun ve ilk öncelik yazılı olarak belirlendi.
- Bütün ajanslara aynı brief gönderildi.
- Teslimler, kabul ölçütleri ve takvim her teklifte yazılı.
- Alan adı, hosting ve reklam hesapları işletme adına.
- Revizyon sayısı ve kapsam dışı işlerin tanımı belli.
- İçerik ve fotoğraf sorumluluğu netleşti.
- Bakım, destek ve üçüncü taraf maliyetleri ayrı listelendi.
- Ayrılık durumunda dosya ve hesap devri yazılı olarak tanımlandı.
Ne zaman uzman desteği almalısınız?
Birden fazla işi aynı anda planlıyorsanız ya da teklifler birbirinden çok farklı kapsamlar sunuyorsa, öncelikleri bağımsız bir gözle sıralamak karar vermeyi kolaylaştırır.
İhtiyaçlarınızı birlikte netleştirmek isterseniz dijital strateji ve danışmanlık sayfamıza bakabilirsiniz. Hazır olduğunuzda teklif al sayfasından kapsamı yazılı olarak isteyebilirsiniz.
