Avete in mano tre preventivi di agenzie. Uno costa la metà dell'altro, uno è una presentazione di dieci pagine, uno è un elenco di una sola pagina. Mentre cercate di capire quale sia il più conveniente, in realtà non siete nemmeno sicuri che stiano quotando lo stesso lavoro.
Spesso questa situazione nasce da un'incertezza che comincia prima dei preventivi. Quando l'azienda non descrive con chiarezza ciò che vuole, ogni agenzia quota il lavoro così come l'ha capito. Poi il confronto si fa solo sull'importo totale e le differenze di ambito restano nascoste.
Questa guida risponde a due domande. Da quale lavoro dovreste partire sul fronte digitale? E con quali criteri dovreste mettere a confronto i preventivi ricevuti?
Da quale lavoro dovreste partire?
Frasi come "ci serve un CRM", "facciamo pubblicità", "rifacciamo il sito" descrivono una soluzione, non un problema. Scrivete prima il problema. Dove si perdono le richieste? I clienti non vi trovano, oppure vi trovano ma non si convincono? O le richieste che arrivano non vengono seguite?
Per stabilire le priorità seguite questi passi:
- Scrivete i passaggi che vanno dal momento in cui il cliente sente parlare di voi per la prima volta fino alla vendita.
- Annotate in quale passaggio c'è una perdita e da dove lo sapete.
- Ordinate le esigenze in base all'impatto e alla difficoltà di realizzazione.
- Individuate i lavori che dipendono l'uno dall'altro, come avviare la pubblicità senza aver impostato la misurazione.
- Scegliete un primo lavoro ad alto impatto e gestibile.
- Avviate questo lavoro in un ambito ridotto e osservatelo nell'uso reale.
- A una data stabilita valutate il risultato e passate al passo successivo.
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese l'ordine sensato è simile. Prima devono essere corrette le informazioni di base dell'attività: Profilo dell'attività su Google, telefono, indirizzo, orari. Poi viene un sito web o una landing page che convinca il visitatore e raccolga richieste. Quindi si imposta la misurazione. Solo dopo la pubblicità funziona in modo efficiente. Se la base non è solida, il budget pubblicitario va sprecato.
A volte il problema non si risolve con un nuovo software, ma con l'uso corretto dello strumento esistente e con responsabilità chiare. Accorgersene vale più che spendere soldi in un progetto inutile.
Che cosa dovreste preparare prima di chiedere un preventivo?
Per ricevere preventivi confrontabili bisogna dare a ogni agenzia le stesse informazioni. Scrivete un breve brief: descrivete la vostra azienda, il compito del sito o della campagna, il vostro cliente target, le pagine che desiderate e i contenuti che avete già. Aggiungete anche la vostra fascia di budget e le tempistiche.
Abbiamo spiegato passo dopo passo come preparare un brief nella guida al brief per il sito web. Tra i preventivi di agenzie che hanno ricevuto lo stesso brief, la differenza diventa una differenza di approccio e di ambito.
Con quali criteri dovreste confrontare i preventivi?
Quando mettete i preventivi uno accanto all'altro, prima dell'importo totale guardate le voci seguenti. Per ogni voce annotate che cosa è scritto in ciascun preventivo; se non è scritto, chiedete.
Ambito e consegne
Quante pagine, in quali lingue, con quali funzionalità? Design, sviluppo, testi, foto, gestione della pubblicità e formazione: che cosa è incluso e che cosa è a parte? È scritto quando la consegna si considera "completata", cioè i criteri di accettazione? Un ambito vago torna indietro a metà progetto sotto forma di fattura aggiuntiva.
Dominio, hosting e proprietà degli account
È la voce che sfugge più spesso e che costa più cara. Il dominio deve essere registrato a nome della vostra azienda. L'account di hosting, il Profilo dell'attività su Google, gli account pubblicitari Google Ads e Meta e la proprietà GA4 devono appartenere all'azienda, e l'agenzia deve esservi aggiunta come utente. Anche logo, file sorgente del design e backup del sito devono esservi consegnati. Se le vostre strade e quelle dell'agenzia si separano, non dovete faticare per riavere questi account.
Revisioni incluse
Quanti giri di revisione sono inclusi? Che cos'è una revisione e che cos'è un lavoro nuovo? Per esempio, correggere un colore in un design già approvato è una revisione; una nuova pagina aggiunta in seguito è invece un ampliamento dell'ambito. "Revisioni illimitate" suona bene, ma di solito significa un disaccordo dai confini poco chiari.
Responsabilità dei contenuti
Chi scriverà i testi, chi fornirà le foto? Se i contenuti sono a vostro carico, anche la data di consegna dipende da quando li fornite. Molti progetti si allungano non per il design ma perché aspettano i contenuti. Nel preventivo questa responsabilità deve essere scritta chiaramente.
Manutenzione e assistenza
Che cosa succede dopo la pubblicazione? Aggiornamenti, backup, controlli di sicurezza e piccole modifiche di chi sono? Quando segnalate un problema, in quanto tempo riceverete risposta? Quali sono i costi annuali dopo il primo anno? Il costo una tantum del progetto e il canone mensile di assistenza devono essere indicati separatamente.
Costi di terze parti
Alcune voci non si pagano all'agenzia ma ad altre aziende. Chiedete se il preventivo le comprende:
- Costi di rinnovo di dominio e hosting.
- Licenze di temi, plugin o software a pagamento.
- Sistemi di pagamento e commissioni dei marketplace.
- Spese per foto stock, font e traduzioni.
- Budget pubblicitario; è separato dal compenso di gestione dell'agenzia.
- Abbonamenti mensili come e-mail, CRM o prenotazioni.
Piano di pagamento, tempi e passaggio di consegne
Verificate a quali fasi è legato il pagamento. Un piano legato alle consegne, come anticipo, approvazione del design e pubblicazione, è più equo per entrambe le parti. Chiedete anche in quali condizioni il calendario può slittare, per esempio se i contenuti arrivano tardi o le approvazioni ritardano.
Infine parlate dello scenario di separazione. Alla fine del contratto quali file verranno consegnati, in quale formato e in quanto tempo? Porre questa domanda all'inizio del progetto non offende nessuno. Al contrario, un'agenzia che lavora in modo ordinato ha già pronta la risposta.
Dopo aver letto i preventivi, fate un breve colloquio con le agenzie. Chiedete chi seguirà il progetto, chi risponderà alle vostre domande e di vedere alcuni siti online realizzati dall'agenzia. Aprire il sito sul vostro telefono e provarne il modulo dice di più di uno screenshot in una presentazione.
Uno scenario di esempio da Turgutlu
Pensate a un caffè di Turgutlu che si prepara ad aprire una nuova sede. Il titolare riceve preventivi da tre agenzie. La prima offre sito, social media e pubblicità in un unico pacchetto. La seconda realizza solo il sito, ma scrive che gli account verranno aperti a nome dell'attività e che i file sorgente saranno consegnati. La terza propone un prezzo basso, ma registra il dominio sul proprio account e non indica il costo della manutenzione.
Il titolare del caffè scrive prima il suo problema: le persone non trovano il locale sulla mappa e non riescono a vedere il menu. In questo caso il primo lavoro è sistemare il Profilo dell'attività su Google e creare un sito semplice con menu e foto. La pubblicità passa alla fase successiva. Vista con questa priorità, l'offerta più costosa risulta più ampia del necessario e quella più economica rischiosa. Come impostare la parte locale lo abbiamo spiegato nella guida alla SEO locale per Turgutlu.
Errori frequenti
- Confrontare i preventivi solo in base all'importo totale.
- Dare a ogni agenzia informazioni diverse e poi confrontare i preventivi.
- Far aprire dominio e account pubblicitari a nome dell'agenzia.
- Fidarsi di un preventivo che garantisce posizionamento, vendite o follower.
- Non chiedere i costi di manutenzione e di rinnovo annuale.
- Lasciare vaga la responsabilità dei contenuti.
- Guardare solo la presentazione senza esaminare i siti online realizzati dall'agenzia.
Checklist
- Problema e prima priorità definiti per iscritto.
- Lo stesso brief è stato inviato a tutte le agenzie.
- Consegne, criteri di accettazione e calendario scritti in ogni preventivo.
- Dominio, hosting e account pubblicitari a nome dell'azienda.
- Numero di revisioni e definizione dei lavori fuori ambito chiari.
- Responsabilità di contenuti e foto chiarita.
- Manutenzione, assistenza e costi di terze parti elencati separatamente.
- Passaggio di file e account in caso di separazione definito per iscritto.
Quando conviene rivolgersi a un esperto?
Se state pianificando più lavori contemporaneamente o se i preventivi propongono ambiti molto diversi tra loro, ordinare le priorità con uno sguardo indipendente rende più facile decidere.
Se volete chiarire insieme le vostre esigenze, potete consultare la nostra pagina di strategia digitale e consulenza. Quando siete pronti, potete richiedere l'ambito per iscritto dalla pagina richiedi un preventivo.
